Welche Aspekte sollten in einem Kooperationsvertrag geregelt werden?
Personalentwicklungsverbünde gründen sich in der Regel nicht auf Verträge, sondern auf der gemeinsamen Grundüberzeugung, zukünftig eine systematische, professionelle Personalentwicklung durchzuführen zu wollen. Es widerspricht dem Wesen von Unternehmensverbünden, ihr Handeln durch umfangreiche detaillierte Kooperationsverträge festzuschreiben. Die Entwicklung eines umfangreichen, vertraglichen Regelwerks ist für kleine und mittlere Unternehmen sehr zeit- und kostenintensiv und damit abschreckend. Außerdem lassen sich zu Beginn einer Kooperation kaum alle regelungsbedürftigen Sachverhalte feststellen und abschließend regeln.
Grundsätzlich wäre es möglich, zunächst einmal anzufangen und sich erst bei Auftreten konkreter Probleme über weiteren Regelungsbedarf zu unterhalten. Allerdings birgt eine zu lose Zusammenarbeit nach dem Motto „Mal sehen, wie es klappt“ das Risiko, nicht genügend zielorientiert und effektiv zu arbeiten und mögliche Synergien nur annähernd ausschöpfen zu können. Eine auf Dauer ausgerichtete Zusammenarbeit erfordert nicht nur eine gemeinsame Willenserklärung und Zielbildung, persönliches Engagement und grundsätzliche Kooperationsbereitschaft, sondern auch ein Mindestmaß an zukunftsbeständigen organisatorischen Strukturen und Regeln, die man klären und wegen eines höheren Verbindlichkeitsgrades möglichst schriftlich festhalten sollte.
Dabei geht es vor allem um die Fragen, wie sich der Verbund finanzieren wird, wie die Kapazität des/der Personalentwickler verteilt werden soll, welche Verbundmangamentaufgaben anfallen, wer diese erledigen soll und nicht zuletzt darum, in welcher Organisations- und Rechtsform der Verbund arbeiten soll. Die Erfahrung im Projekt Proregio hat gezeigt, dass Unternehmen sich in einem frühen Zeitpunkt der Kooperation mit solchen Fragen eher überfordert fühlen beziehungsweise verständlicherweise die Tendenz haben, sich erst einmal von dem Nutzen der Verbundarbeit für ihr Unternehmen überzeugen zu wollen, bevor sie sich binden. Ein Verbundinitiator sollte daher die Unternehmen erst nach und nach mit diesen Fragen konfrontieren oder, wie im Projekt Proregio, über eine Anschubfinanzierung den Unternehmen eine für sie kostenlose Probezeit ermöglichen, in der sie sich vom Nutzen der Zusammenarbeit im Verbund überzeugen können.
Der Reglungsbedarf für einen Personalentwicklungsverbund hängt sehr von seiner angestrebten Größe und den beteiligten Unternehmen ab. Aus diesem Grund gibt es nicht den Kooperationsvertrag.
Nicht zuletzt deswegen, weil er auch von der gewählten Rechtsform abhängig ist. Entscheidet man sich beispielsweise für einen Verein, gibt es per Gesetz einige Vorschriften darüber, was im Kooperationsvertrag (Satzung) geregelt werden muss.
Gemäß den im Projekt Proregio gemachten Erfahrungen sollten folgende Punkte geklärt und in einem Kooperationsvertrag festgehalten werden, und zwar unabhängig von der gewählten Rechtsform:
- Ziel, Zweck und eventuell Dauer der Zusammenarbeit
- Aufnahme weiterer Unternehmen: Voraussetzungen und eventuelle Ablehnungsgründe
- Austritt eines Verbundmitgliedes: Kündigung, Kündigungsfristen, Ausschluss
- Finanzierungsmodell und Kapazitätenverteilung
- Rechte und Pflichten der Verbundmitglieder (Teilnahme an Verbundtreffen, Entscheidungsbefugnisse und Beschlussfassung, Koordinierung und Steuerung der Verbundarbeit, Handeln nach vereinbarten Spielregeln)
Wie bereits erwähnt, sollte ein zu Beginn der Zusammenarbeit entwickelter Kooperationsvertrag in bestimmten zeitlichen Abständen auf folgende Fragestellungen hin überprüft werden:
Ist etwas passiert, das weiteren Regelungsbedarf erforderlich macht?
Muss die Finanzierung und/oder Kapazitätsverteilung verändert werden? (z. B. wenn neue Verbundmitglieder hinzugekommen sind oder der Zugriff auf den Personalentwickler anderes als ursprünglich geplant war)
Stimmen die sonstigen Rahmenbedingungen noch?
Hat sich für jedes Mitgliedsunternehmen der erwartete Nutzen eingestellt?
Die Entwicklung des Kooperationsvertrag sollte nach dem folgenden Motto erfolgen:
So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich.
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