Empfehlungen von Unternehmen für Unternehmen: Was ist bei der Einführung von Projektmanagement zu beachten?
Bei
einem Erfahrungsaustausch der drei WeReo-Modellunternehmnen im Raum
Herford, bei dem Erfolge, aber auch "Stolpersteine" und
Probleme im Projektverlauf angesprochen wurden, sprachen die
Unternehmensvertreter folgende Empfehlungen für die Einführung
von Projektmanagement aus:
Die
Einführung von Projektmanagement sollte thematisch nicht "zu
hoch aufgehängt" werden. Das bedeutet, das ein
überschaubares Projekt gewählt werden sollte, dessen Erfolg
gut sichtbar und messbar ist, wie zum Beispiel die Entwicklung eines
neuen Produktes.
Um
Projektmanagement erfolgreich einzuführen, sind Vorerfahrungen
der Beteiligten mit der Arbeit in Arbeitsgruppen vorteilhaft.
Ungünstig ist es dagegen, wenn bei einzelnen
Projektteammitgliedern eher Einzelkämpfer-Mentalität
vorherrscht.
Für
die erfolgreiche Einführung von Projektmanagement ist eine
professionelle externe Unterstützung wichtig. Besonders dann,
wenn bisher keinerlei Erfahrungen in Projektarbeit gemacht wurden,
sind sonst die Projektfortschritte und damit zumeist auch die
Motivation der Beteiligten eher gering. "Das zusätzliche
Geld für einen Professionellen lohnt sich".
Man
sollte nicht zu viele Projekte gleichzeitig und/oder zu komplexe
Projekte bei noch fehlender Projekterfahrung angehen, da ansonsten
die Gefahr besteht, sich zu verzetteln.
Projektarbeit
ist in vielen KMU gleichbedeutend mit Mehrarbeit, weil sie meistens
zusätzlich zum Tagesgeschäft durchgeführt wird. Dies
kann zu Widerständen führen, sofern die Beteiligten keine
hohe persönliche Motivation, d. h. "Spaß an der
Sache" mitbringen. In diesem Fall sollten andere
Motivationsanreize geschaffen werden. Anreize zu motivierter
Mitarbeit reichen von einer guten Kommunikation der Bedeutung und
Vorteile des Projektes bis hin zu finanziellen oder sonstigen
Anreizen.
Zur
Feststellung der persönlichen Motivation sollten zu Beginn eines
Projekts die Interessen der Beteiligten geklärt werden. Wichtig
ist es außerdem, diese mit den Unternehmenszielen abzugleichen.
(So kam es zum Beispiel in einem Modellbetrieb zu Problemen durch die
Dominanz eines Projektleiters, der sich mit dem Projekt profilieren
wollte).
Es
reicht nicht aus, im Rahmen von Projektarbeit die Verantwortung an
die Mitarbeiter zu delegieren. Diese müssen erst lernen, mit der
Verantwortung auch umzugehen. So neigen Mitarbeiter zunächst
häufig dazu, Verantwortung zurückzudelegieren.
Bei
Projektarbeit ist die richtige Zusammensetzung des Projektteams
wichtig. Hier sollten neben den fachlichen Auswahlkriterien auch
gruppendynamische Aspekte berücksichtigt werden.
Das
Projektteam sollte sich in einem bestimmten Turnus treffen. Damit man
bei diesen Treffen nicht immer wieder von vorne anfängt, sollten
die Abstände dabei nicht zu groß gewählt werden.
Dabei gilt: Lieber regelmäßig und kurz als gar nicht!
"Hausaufgaben",
die sich aus den Treffen des Projektteams ergeben, sollten konsequent
ausgeführt werden. Günstig dafür sind kurze
Ergebnisprotokolle, die bei den einzelnen Treffen durchgegangen
werden.
Gerade
für KMU besonders wichtig: Klare Prioritäten setzen.
Dringende Kundenaufträge haben in der Regel Vorrang, führen
aber zwangsläufig zu terminlichen Verschiebungen. Wichtig für
den Projekterfolg ist z.B. die Orientierung an unumstößlichen
Endterminen.
Eine
Erfolgsmessung durch Kriterien wie "Umsatzgewinne" oder
"Imagezuwachs" wäre wünschenswert. Sie ist aber
nicht bei allen Projekte möglich (z. B. EDV-Projekt).
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