TELESKOP-FAQs: Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema Telearbeit

• neue Form der Arbeitsorganisation
• Arbeitsort: räumlich entfernt vom Unternehmen
• Arbeitszeit: relativ regelmäßig außerhalb des Unternehmens
• Einsatz von IuK-Technologien: Telefon, Fax, PC, Online-Verbindung zum Unternehmen, Internet, E-Mail

• alternierend: drei/vier Tage zu Hause, ein/zwei Tage im Büro
• mobil: Außendienstmitarbeiter, Kundendienstberater, Unternehmensberater
• Telezentrum/-haus: Unternehmen mietet Büroinfrastruktur von öff. oder priv. Dienstl.
• Satellitenbüro: bestimmte Organisationseinheit wird ausgelagert, wie Filiale
• Nachbarschaftsbüro: mehrere Unternehmen tun sich zusammen
• Teleheimarbeit: isolierte Telearbeit ausschließlich zu Hause

• Einsparung von Fahrzeiten und -kosten
• Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Zeitsouveränität, flexible Arbeitszeiten, mehr Gestaltungsfreiheit
• Arbeiten nach persönlichem Rhythmus möglich
• Steigerung der persönlichen Produktivität
• Reduzierung von Arbeitsunterbrechungen
• weniger Störungen durch Kollegen oder Vorgesetzte
• erleichterter beruflicher Wiedereinstieg
• kein Stress in der "rush-hour"
• kein Zeitverlust durch Hin- und Rückfahrt
• Beschäftigungsmöglichkeit in strukturschwachen Gebieten
• Kontinuität der Erwerbsbiographie (vor allem bei Frauen)

• Sinken des Krankenstandes
• Einsparung von Raumkosten
• Einsparung von Parkplatzflächen
• Bessere Arbeitsplanung durch erhöhte Termintreue der Mitarbeiter
• Erhöhung der Mitarbeitermotivation
• Steigerung der Arbeitsproduktivität
• Entfaltung des Mitarbeiterpotentials
• Bindung hochqualifizierter Mitarbeiter
• Verbesserung des Betriebsklimas
• Verbesserung des Kundenservice/Neukundengewinnung
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
• Einbindung freier Mitarbeiter/Erhöhung der Manpower
• Flexibilisierung der Arbeitszeiten (Kundenservice in den Abendstunden)
• Zeitzonenüberbrückung durch die flexible Arbeitszeit
• Verbesserung der internen/externen Zusammenarbeit
• Erprobung virtueller Strukturen
• Neue Organisationskonzepte lassen sich durch zeitlich und räumlich mobilisierte Beschäftigte realisieren
• Schnellere Reaktionen auf schwankende Arbeitsauslastungen durch den gelegentlichen Einsatz von außerbetrieblichen Arbeitskräften
• Produktivitäts- und Qualitätssteigerungen
  - Zitat des Projektleiters EDV der Rhône-Poulenc-Rorer, Köln: "Die Effektivität und Qualität des Außendienstes sind durch Telearbeit deutlich gestiegen".
  - Zitat Klaus Kuhnle, Arbeitsdirektor IBM, Stuttgart: "Produktivitätssteigerungen von 10 bis 20 Prozent sind realistisch. Aber es geistern in der Literatur auch Zahlen von 40 oder sogar 60 Prozent herum. Das halte ich für Unsinn."
  - Zitat Werner Zorn, Projektleiter Telearbeit IBM, Stuttgart: "Produktivitätssteigerungen lassen sich oft sehr schwer in Zahlen nachweisen. Wichtiger bei uns sind die strategischen Überlegungen, die mit Telearbeit und Telekooperation einhergehen"
  - Zitat Manfred Moog, Commerzbank: "Wir können mindestens von einer Produktivitätssteigerung von 5 Prozent ausgehen."
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Zahl der Besprechungen nimmt ab, deren Effizienz steigt
• Niedrigere Fluktuation (Unternehmen verlieren gut qualifizierte Mitarbeiter nicht wegen Familie, müssen weniger akquirieren)
• ergebnisorientierte, termingebundene Arbeit der Beschäftigten
• Reduktion der Arbeitsplatzkosten (Infrastruktur, Wartung, Reparatur)
• Einsparung von Bürofläche und Lohnnebenkosten (Zuschläge, Kantinensubvention, Fahrgeld)
  - Zitat Klaus Kuhnle, Arbeitsdirektor IBM: " Wir sparen monatlich etwa 4.000 bis 10.000 Mark bei der Miete für Bürofläche."
  - Zitat Manfred Moog, Commerzbank: "Wir sparen monatlich 70 bis 75 Mark pro Arbeitsplatz an Bürofläche ein."
  
• Verbesserung des Arbeitgeberimages

• weniger Verkehr durch Pendler: die Verkehrssituation entspannt sich, da das Kommunikationsnetz den Verkehr teilweise ersetzt
• die Stadt verliert an Bedeutung als wirtschaftlichste Konzentration von Wohnen und Arbeiten
• Ankurbelung des Wirtschaftswachstums in ländlichen, strukturschwachen Gebieten
• Verteilungsausgleich im Steueraufkommen
• Wohnungsmarkt in Ballungsräumen wird entlastet

• mangelnde Trennung von privatem und beruflichem Umfeld
• Gefahr der sozialen Isolation/Verlust des betrieblichen Umfeldes
• Gefahr der weniger geschützten Erwerbstätigkeit
• Abkopplung vom Arbeitsfluss
• Vorurteile der Kollegen
• Schlechtere Karrierechancen
• Fehlen der informellen Kommunikation
• Beruflicher Stress in der Privatsphäre
• hohe Ansprüche an Eigenverantwortung und Selbststeuerung
• Wegfall der Zuschläge für Nach-, Sonn- und Feiertagsarbeit
• fehlende Abwechslung/Tapetenwechsel

• Datensicherheit kann Problem sein
• zusätzliche Haftung
• Zusätzliche Investitionskosten (Hardware/Software)
• Hohe DFÜ-Gebühren
• Zusätzlicher Schulungsbedarf aller Mitarbeiter
• zusätzlicher organisatorischer Aufwand: Umstrukturierung betrieblicher Abläufe erforderlich
• Wirtschaftlichkeit von Telearbeit nur bei vielen Plätzen gegeben
• firmeninterne Kommunikation der Mitarbeiter, die für viele Arbeitsabläufe unerlässlich ist, wird geringer, weil sie überwiegend elektronisch stattfinden muss
• Führungskräfte leisten Widerstand, weil sie sich umstellen und neuen Führungsstil erlernen und einüben müssen: keine Anwesenheitskontrolle mehr, sondern Ziel-/Ergebniskontrolle = "Management by objectives" (MBO)

• Personalwesen
• Finanzwesen
• EDV-Verwaltung, Programmierung
• Anwendungsentwicklung
• Übersetzung
• Forschung
• Management
• Außendienst
• Produktgestaltung; Grafik und Design
• Journalistische Tätigkeiten
• Gutachtertätigkeiten
• Forschung
• Konstruktion
• Text- und Datenerfassung

Organisatorisch:
• Einbetten in betriebliche und informationstechnische Abläufe
• Andere Kontrolle von Arbeitsprozessen/Arbeitsergebnissen
• Neues Führungskonzept: "management by objectives" (ziel- und ergebnisorientiertes Führen)

Technisch:
• Fragen der Technikausstattung: "richtige" Hard- und Software, auf Kompatibilität achten, Wartungsservice
• Fragen der Wirtschaftlichkeit
• Fragen der Kosten: einmalige Investitionskosten: 5.000 - 10.000 DM, monatliche Leitungskosten: 250 - 500 DM, bei hoher Übertragungsleistung mehr

Rechtlich:
• rechtliche Rahmenbedingungen klären
• welchen Status hat der/die Mitarbeiter(in) (Arbeitnehmer, Heimarbeiter, Hausgewerbetreibender, arbeitnehmerähnliche Person, Selbstständiger)? Welche Rechtsfolgen hat das? Welche unterschiedlichen Gesetze müssen beachtet werden?
• Einhaltung der Arbeitsschutzrechte und der Bildschirmarbeitsverordnung
• welche Weisungsrechte sind zu beachten (Arbeitszeit, -ort, -ausführung, Eingliederung in fremde Arbeitsorganisation, betriebliche Gleichbehandlung mit anderen Angestellten)?
• Recht auf Unverletzlichkeit der Wohnung vs. Zugangsrecht des Arbeitgebers

Datensicherheit
• Qualifizierung: Bedarf, Umsetzung, Wirksamkeit
• Qualifizierungsmaßnahmen für die künftigen Telearbeiter setzen auf einem relativ hohen Niveau an (21,1 Prozent aller berufstätigen Männer und 36,6 Prozent aller berufstätigen Frauen verfügen nach eigenen Angaben über "gute" Computerkenntnisse, 27,3 Prozent der Männer und 7,9 Prozent der Frauen haben sogar "sehr gute" PC-Kenntnisse)
• künftige Telearbeiter benötigen Schulungen zum Umgang mit der neuen Technik und zum besseren selbstständigen und autonomen Arbeiten (Zeitmanagement, Selbstorganisation, Arbeitstechniken, Kommunikation und Sozialtechniken)
• Schulung der Führungskräfte in den Bereichen Recht, Arbeitsorganisation, Technik und "neues Führungsverhalten" (Führen durch Zielvereinbarungen)

1. Phase 1: Projektplanung, Vorüberlegungen, Vorgespräche und Information , Bestandsaufnahme, Organisations- und Personalanalysen
2. Phase 2: Projektimplementierung, Auswahl der Anwendungsbereiche, Klärung aller rechtlichen Aspekte, Entwicklung des technischen Konzepts und des Qualifizierungskonzepts
3. Phase 3a und 3b: Qualifizierung und Einrichtung der Telearbeitsplätze, Workshops und Trainings, Beschaffung und Einrichtung der Technik
4. Phase 4: Erfolgskontrolle, Überprüfung des Soll- und Ist-Zustands, Kosten-Nutzen-Analyse
5. Phasenübergreifend/und -bezogen: Projektmanagement, regelmäßige Statusgespräche mit allen Beteiligten, Berichterstattung gegenüber der Geschäftsführung, Transparenz bezüglich des aktuellen Stands schaffen

1. Workshop pro und contra Telearbeit für Geschäftsführer, Management und Mitarbeiter. Themen: Eignung (Person, Position, Aufgaben), Aufwand, Kosten, Kontrollverlust, Blockade Management, Koordinierung)
2. Diskussion der Ergebnisse: Alle Bedenken ernst nehmen und in das spätere Konzept einbinden
3. Lenkungsausschuss bilden (Integration von Geschäftsführung, Betriebsrat)
4. Festlegen der Projektinhalte: Welcher Unternehmensbereich beginnt mit Telearbeit? Zeitrahmen und Budget festlegen
5. Organisationsanalyse: gegenwärtiger und künftig gewünschter Zustand der Ablauforganisation, Fehlzeitenanalyse, Analyse der Effektivität, Produktivität, Motivation
6. Arbeitsplatzanalyse: Gestaltung des Arbeitsplatzes, welche Arbeit anfällt, ob alles oder nur ein Teil für Telearbeit geeignet; die Eignungsprüfung bezieht sich aber auch auf den Mitarbeiter selbst

1. Vorbereitung, 1-2 Monate, Sensibilisierung und Motivierung aller Beteiligten durch Workshops und Einzelgespräche
2. Vorstudie, 2-4 Monate, Erstellung eines Grobkonzeptes, Zusammenstellen des Projektteams, detaillierte Bestandsaufnahme der Abläufe, Arbeitsmittel, Kommunikationsstrukturen am Arbeitsplatz
3. Pilotprojektgestaltung, 3-6 Monate, Erstellung des Detailkonzeptes, Erarbeiten konkreter Gestaltungskonzepte für Aufgaben und Arbeitsabläufe, Management und Führung, Kommunikation, einzusetzende Technik, Schulung und Training, arbeitsrechtliche Aspekte, Datenschutz und Datensicherheit
4. Umsetzung, 12 Monate, Einführung und alltägliches Management
5. Erfolgskontrolle, parallel, Begleitforschung und Kosten-Nutzen-Analyse, Überprüfen, ob gesteckte Ziele erreicht wurden, welche positiven oder negativen Auswirkungen eingetreten sind, Auswirkungen auf Produktivität, Arbeitsqualität und Mitarbeitermotivation.
6. Ausweitung, nach 18-24 Monaten, Ausweitung auf andere Unternehmensbereiche

• Technik
• Organisationsentwicklung (OE)
• Selbst- / Zeitmanagement
• Rechtsfragen
• Datensicherheit / -schutz
• Führungsstrategien

• das klassische interne / externe Seminar
• Selbststudium des Mitarbeiters durch Broschüren, CBT-Programme etc.
• Telelearning (z. B. in virtuellen Seminarzentren)
• einzelne Mitarbeiter werden extern qualifiziert und geben ihr Wissen an die Kollegen weiter (Multiplikatorenschulung)
• innerhalb des Betriebes: Diskussionsrunden, Erfahrungsaustausch, Lernstatt
• informelles Lernen am Arbeitsplatz
• formelles Lernen

• vor der Einführung von Telearbeit: Vorbereitung der Mitarbeiter durch Basisinformationen, Erfahrungsberichte und Ideenaustausch
• vor der Einführung von Telearbeit: Vermittlung fehlender Kenntnisse und Fähigkeiten
• nach der Einführung von Telearbeit: Erfahrungsaustausch, gezielte Nachschulung
• Coaching

• Nein
• Bei Telearbeitern handelt es sich oft um langjährige Mitarbeiter, die schon mit Informations- und Kommunikationstechnologien vertraut sind. Qualifizierungsmaßnahmen im Bereich der Technik setzen daher oft auf einem relativ hohen Niveau an, aber eine Schulung zum Technikexperten ist nicht notwendig.
• Die Telearbeiter müssen zum einen in den neu eingesetzten Techniken geschult werden (z. B. E-Mail, Videokommunikation), zum anderen sollten sie aber auch in allgemeinen Grundkenntnissen unterrichtet werden (wie z. B. Grundkenntnisse über Hardware von Rechnern und Netz oder Grundkenntnisse über Betriebssystem und Basissoftware).

• Wichtig ist, dass die Mitarbeiter nicht nur einmal durch einen Trainer in den neuen Techniken geschult werden, sondern dass sie auch Gelegenheit haben, diese neuen Techniken vor Einführung der Telearbeit einzuüben. Es ist ökonomischer und motivierender, Übungsstunden zu bezahlen, als später die Probleme unzureichend qualifizierter Mitarbeiter zu lösen.
• Es sollte ein Ansprechpartner im Betrieb bzw. ein externer Ratgeber vorhanden sein, der bei akuten Problemen helfen kann (Hotline). Voraussetzung dafür ist, dass der Telearbeiter seine technischen Probleme am Telefon beschreiben kann.
• Nicht nur der Telearbeiter sondern auch der Entscheider muss geschult werden.

• Welche Arbeitsabläufe können beibehalten, welche müssen umstrukturiert werden?
• Wie werden Arbeitsaufträge erteilt und wie werden Arbeitsergebnisse abgeliefert?
• Wie werden die Ergebnisse kontrolliert und bewertet?
• Werden die Kollegen in den Prozess mit einbezogen?
• Wie und wie oft gestalten sich die persönlichen Kontakte? Wie werden diese Treffen vorbereitet?
• In was für einem Verhältnis stehen die Arbeitszeit zu Hause und die Arbeitszeit im Betrieb?
• Wie werden notwendige Papierunterlagen transportiert und aufbewahrt?
• Welche Unterlagen werden an welchem Arbeitsort benötigt? Evtl. müssen Kopien angefertigt werden.
• Wer wird informiert über Krankheit, Urlaubsplanung, Überstunden?
• Es ist eine Umstellung hinsichtlich der Mediennutzung notwendig um sicherzustellen, dass die Kontakte aufrecht erhalten bleiben.
• Beispiel: das persönliche Gespräch wird z.T. durch das Telefonat oder die E-Mail ersetzt. Es ist äußerst wichtig, den Kommunikationsfluss zwischen Telearbeitern und "Internen" stabil und konstant zu halten.

• Der Telearbeiter muss lernen, sich während seiner Arbeitszeit in der Wohnung gegenüber seinem privaten Umfeld abzugrenzen. Die Arbeitssphäre muss respektiert werden.
• Der Telearbeiter sollte erkennen, dass sich seine Entscheidungsspielräume und damit seine Verantwortlichkeit vergrößern.
• Er muss erkennen, wie wichtig Selbstmotivation ist.
• Der Telearbeiter muss lernen, mit einer größeren Arbeitszeitsouveränität umzugehen und sich seine Zeit selbst zu strukturieren. Z. B. durch:
  

  - das Herausfinden eines persönlichen Arbeitsrhythmus

  - das Aufstellen eines täglichen Arbeitsplanes

  - das Einhalten von geregelten Arbeitszeiten

  - das Einhalten von regelmäßigen Pausen

  - das Festlegen von Zeiten, in denen nicht gearbeitet wird.

• Anwesenheit am Arbeitsplatz ist nicht länger ein Beurteilungskriterium für die Leistung des Arbeitnehmers. Der Führungsstil des Vorgesetzten orientiert sich am fristgerechten Erreichen eines mit dem Telearbeiter vereinbarten Arbeitszieles (management by objectives). Absprachen, die konkrete Zielvereinbarungen betreffen, sind neu und wichtig.
• Die Beziehung zwischen Telearbeiter und Vorgesetztem wird neu definiert und ist gekennzeichnet durch flachere Hierarchien und mehr Vertrauen. Erlebnisse von Macht und Status spielen bei diesem Führungsstil keine große Rolle. Der Vorgesetzte wird vor allem durch die Arbeitsergebnisse (den Output) seines Teams motiviert.
• Führung durch Zielvorgaben entspricht grundsätzlich modernen, flexiblen Unternehmen, die sich dem Markt anpassen wollen. Insofern bewirkt Telearbeit eher eine Trendverstärkung als eine grundsätzliche Erneuerung des Führungsstils.

• Sicherheit des Übertragungsweges: durch Verschlüsselung der Daten und Anlegung von Protokollen, Verwendung des Call-Back-Verfahrens mit fest eingestellter Rückrufnummer
• Sicherheit der Daten: Zugang zum Rechner mittels eines Passwortes oder einer persönlichen Kennung, Vergabe von unterschiedlichen Lese- und Schreibrechten
• Nicht nur Schutz durch technische Vorkehrungen, sondern auch durch organisatorische, z. B. den Zugang zum Arbeitszimmer vor Unbefugten schützen und Unterlagen und Disketten wegschließen.
• Schutz gegen Viren: Sensibilisierung des Telearbeiters für Sicherheitsaspekte und -risiken; Virenprüfprogramme
• Es müssen bestimmte Regeln aufgestellt werden, die Datensicherheit und Datenschutz betreffen und die für den Telearbeiter maßgeblich sind (und eingeübt werden müssen).
• Auch die Mitarbeiter, die am Firmenstandort bleiben, müssen in der Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorkehrungen geschult werden.

• Tarifverträge
• Betriebsvereinbarungen
• Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag
• informelle Vereinbarungen

• Heimarbeitsverhältnis gemäß Heimarbeitsgesetz (HAG)
• Rechtsverhältnis als arbeitnehmerähnliche Person
• Selbstständiger

• Im Falle einer Neueinstellung von Telearbeitern gibt es juristisch relativ wenig Probleme. Es gelten die gleichen Regeln wie für jede herkömmliche Einstellung bzw. jeden neuen Vertragsabschluss.
• Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse:
  - Unproblematisch sind hierbei die Fälle, in denen die Aufnahme von Telearbeit (unter gesetzeskonformer Beteiligung der Betriebsräte) einvernehmlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird.
  - Schwierigkeiten können sich ergeben, wenn Versetzungen auf Telearbeitsplätze gegen den Willen der Beschäftigten erfolgen sollen, etwa weil eine Betriebsstätte durch Aufgabe von Gebäuden verkleinert wird.

• Gehalt
• Arbeitszeit
• Vertretung bei Krankheit und Urlaub
• Zugang zur häuslichen Arbeitsstätte
• Ausstattung des Telearbeitsplatzes
• Aufwandsentschädigung (Telekom-Kosten, Miete, Energie)
• Kontrolle der Leistung, Erfassung der Arbeitszeit
• Haftung
• Datenschutz
• Private Nutzung des Telearbeitsplatzes
• Arbeitsunfälle am häuslichen Arbeitsplatz
• Rückkehrmöglichkeit auf einen betrieblichen Arbeitsplatz

• Ort, Dauer und Zeit, in der Telearbeit geleistet wird. Dazu zählt zum Beispiel die Anzahl der Telearbeitstage pro Woche, die w&oulm;chentliche Präsenzpflicht, die Art der Anwesenheit im Betrieb, die Erreichbarkeit zu Hause.

Art der Arbeit, die in Form der Telearbeit erledigt wird, muss genau definiert werden. Dazu gehört auch die Frage, wie die Arbeitsergebnisse an Vorgesetzte weitergereicht werden.

• Vereinbart werden müssen die Komplexe Haftung, zum Beispiel bei Beschädigung oder Verlust der technischen Einrichtung im häuslichen Büro, Versicherungsschutz, Datenschutz und natürlich die Aufwandsentschädigung (Miete, Strom) für die außerbetriebliche Arbeitsstätte.
• Die Details sollen in Form einer Zusatzvereinbarung zum gültigen Arbeitsvertrag hinzugefügt werden.

Die Vorgabe des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) dient als Orientierung und muss, ganz besonders wenn personenbezogene Daten außerhalb des Betriebes verarbeitet werden oder Telearbeiter auf diese Daten extern zugreifen können, zum Einsatz kommen. Wie bei der Betriebsarbeit ist auch bei der Telearbeit die Nutzung personenbezogener Daten oder sonstiger besonders schutzbedürftiger Daten einzuschränken. Ein Arbeitgeber, der die Verarbeitung schutzbedürftiger Daten aus dem Betrieb heraus verlagert, muss auch das damit verbundene Risiko tragen und eine datenschutzsichere Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes gewährleisten.

Um dem Datenmissbrauch vorzubeugen, könnte man folgende Lösungen anstreben:

• ein abschließbaren Raum
• eine schriftliche Verpflichtungserklärung zum Datenschutz
• eine USER-ID pro Benutzer
• ein individuelles Passwort
• Verpflichtung aktuelle Virenschutzprogramme einzusetzen
• Benutzung von Verschlüsselungsmethoden